Письмо РБ№ от
Патентная документация поступает на государственное хранение, как правило, в виде подлинников. По усмотрению архивных учреждений союзных республик на государственное хранение может быть отобрана патентная документация в виде копий с целью отражения истории патентного дела в данной республике.
3.4. По истечении сроков хранения в ведомственных архивах управленческая и научно-техническая документация, отобранная на государственное хранение, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы передается в государственные архивы.
Номенклатура дел: сроки хранения документов
При этом в папку вшиваются только оригиналы исполненных и оформленных документов, которые изданы в одном календарном году. Бумаги подшиваются по номерам и в хронологическом порядке. Когда в деле накапливается 250 листов или его толщина превышает 4 см, создается второй том. Срок хранения номенклатуры дел в организации (а затем в архиве) — 75 лет, поскольку она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.
Определение понятия «номенклатура дел» содержится в пункте 3.4.1 «Основных Правил работы архивов организаций». Согласно ему, это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием периода их хранения.
Срок хранения документов в 2021 году: таблица
Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.
Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге — едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2021. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.
Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (с изменениями на 16 февраля 2021 года)
Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки) по их выполнению
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестре, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранится в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Практические аспекты документирования и хранения документов по завершении года
С момента заведения и до передачи в архив или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела организации должны храниться в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования. Дела хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Данный порядок оговорен в п. 213 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2021 № 4.
Более строгие правила хранения предусмотрены для документов, имеющих срок хранения свыше 10 лет (порядок закреплен в разд. IX Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2021 № 143; далее – Правила № 143).
Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения
Протоколы, решения, рекомендации, заключения, стенограммы (аудиовизуальные записи) и документы к ним (справки, заключения, доклады и другие документы):
1) заседаний, созываемых Президентом Республики Казахстан, руководством Администрации Президента Республики Казахстан, заседаний консультативно-совещательных органов при Президенте Республики Казахстан, Конституционного Совета Республики Казахстан, Совета Безопасности Республики Казахстан, Высшего Судебного Совета Республики Казахстан, Совета по управлению Национальным фондом Республики Казахстан, Ассамблеи народа Казахстана;
Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
По операциям с акциями и другими ценными бумагами, находящимися в государственной собственности – постоянно в составе комплексных дел по реализации государственного имущества
Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации
Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.
Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.
Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом
Почему утративший силу перечень по-прежнему необходим? Дело в том, что приказ Минкультуры № 558 не имеет обратной силы и не распространяется на ранее возникшие отношения, так как иное прямо не оговорено в нем.
Наряду с указанными перечнями существуют и иные подобные документы с информацией о сроках, в течение которых от документов избавляться запрещено. Например, Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (приказ Минкультуры от 31.07.2021 № 1182).
Перечень типовых управленческих архивных документов
Этот вопрос далеко не очевидный. Видимо, осознав это, законодатели с 18.06.2021 внесли серьезные изменения в статью 22.1 закона № 152-ФЗ «Об архивном деле». Теперь закон говорит, что срок, указанный в перечнях, отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором документ завершен.
Согласно определению, данному в ГОСТ Р 7.0.8-2021 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», архивный документ — тот, который обладает значимостью для гражданина, или общества, или государства, вследствие чего он подлежит сохранению в течение определенного срока. Все аспекты хранения подробно изложены в Приказе Минкультуры России от 25.08.2021 № 558.
Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения
Переписка с Президентом Республики Казахстан, Председателями палат Парламента Республики Казахстан и их заместителями, Государственным секретарем Республики Казахстан, Руководителем Администрации Президента Республики Казахстан
3) ненормативных правовых актов (приказов и распоряжений) руководителя организации по личному составу (о приеме (назначении, зачислении на учебу), увольнении (отчислении), перемещении, аттестации, получении образования, повышении квалификации, присвоении званий (чинов), отпусках, командировках, изменении фамилий (отчеств), поощрении, награждении, оплате труда, премировании, выплатах, пособиях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий);
С Сроки хранения документов в организации в 2021 году
Так, все бумаги по личному составу, созданные после 1 января 2021 года, должны храниться минимум 50 лет с даты создания. Это личные карточки и дела, трудовые контракты и дополнительные соглашения к ним, гражданско-правовые договоры и т.д. Исключение – бумаги, оформленные при осуществлении государственной негражданской службы. Они, также как и документы, созданные до этой даты, хранятся 75 лет.
Шаг 2. Комиссия определяет массив документов, которые уже не нужно сберегать. Он оформляется в виде акта «О выделении документов на уничтожение», который подписывают члены комиссии. В перечне утилизируемых документов можно не перечислять отдельно каждое наименование, а указать вид. Например: акты сверки за 2021 год.
Сроки хранения документов в организации в 2021 году
В расчете на то, что организация не сохранила документы, недобросовестные контрагенты могут попытаться отсудить у нее деньги. Так, в 2021 году ООО «БИЛДИНВЕСТ» предъявило иски сразу нескольким поставщикам. У компаний требовали вернуть аванс за поставки, которые они якобы не провели. Те, кто не сохранил первичку, не смогли подтвердить сделку и заплатили покупателю за свой же товар (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 27.09.17 № Ф07-9216/2021, решение Арбитражного суда Московской области от 22.03.17 № А41-9613/16).
Осторожность — профессиональное качество главного бухгалтера. Поэтому коллеги на всякий случай хранят любую информацию. Для хранения документов есть нормативные сроки. Но безопаснее применять не только архивные правила (Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ). Нужно учитывать кодексы и особенности самой компании. Из-за них некоторые бумаги стоит хранить дольше, чем требуется по перечням (утв. приказами Минкультуры от 25.08.10 № 558, от 31.07.07 № 1182).
Сроки хранения документов в организации
Разнообразные документы-оригиналы, принадлежащие персоналу и переданные в кадровую службу, лежат в архиве до востребования. Если сотрудник их не забрал, уничтожить их необходимо через 50 лет (75, при дате создания до 2021 года).
Шаг 3. В зависимости от объема работы выбирают способ уничтожения. Если документов не очень много, достаточно пропустить их через шредер, либо сжечь. Если архивы для утилизации большие, проще воспользоваться услугами специализированной организации.
Перечень Сроков Хранения Документов В Организации На 2021 Год
Документы на контрагентов — отчет о должной осмотрительности, результаты мониторинга и прочие — создайте за пять дней до сделки и храните, как обычные учетные документы.Хранятся в организации. Подлежат приему на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата.
В законе 125-ФЗ устанавливается, что архивные бумаги, которые размещаются в частной собственности, могут либо храниться самими организациями, либо же передаваться в специальные учреждения, к примеру архивы и библиотеки.
Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 января 2021 года № 22. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 27 февраля 2021 года № 10345. Утратил силу приказом и.о.
