Сроки Хранения Документов В Организации В 2021

Сколько бюджетной организации хранить бухгалтерские документы

Желательно перед передачей провести инвентаризацию документов на предприятии. Для этого создайте специальную комиссию. Членами комиссии могут выступать работники бухгалтерии, секретариата, кадровики и прочие специалисты.

Документацию нужно хранить постоянно либо до момента полной ликвидации экономического субъекта. При реорганизации (присоединении, реструктуризации) документация подлежит передачи на хранение во вновь созданный субъект.

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2021 году

1. 1 год:
   • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
   • данные лиц, не принятых на работу;
   • графики предоставленных отпусков.
2. 3 года:
   • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
   • записи о трудовой дисциплине;
3. 5 лет:
   • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
   • выписки по улучшению условий и охраны труда;
   • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
   • данные о командировках;
4. 75 лет:
   • характеристики и личные карточки сотрудников;
   • трудовые договоры работников;
5. 50 лет (до востребования владельцем):
   • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
6. Постоянно:
   • коллективные договоры;
   • личные дела руководителей.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

Росархив разработал новый перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения…»

В разработанном перечне, в частности, учтено общее правило о сроке хранения документов по личному составу в 50 или 75 лет. Например, трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении предлагается хранить 50/75 л. ЭПК (п. 435).

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2021 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2023 года.

Сроки хранения документов

• какие нормативно-правовые акты фиксируют сроки хранения документов в 2021 году;
• какие сроки хранения документов должны быть установлены в организации;
• с какой регулярностью необходимо осуществлять экспертизу ценности документов.

В целом все документы, издаваемые компанией, могут быть разделены на две крупные группы, включающие бумаги постоянного и временного периода хранения. Так, документы, связанные с оформлением взаимоотношений работодателя с сотрудниками, то есть те, которые относятся к личному составу, стоит держать обособленно от других типов бумаг до момента, когда их нужно будет передать в соответствующий архив муниципального либо федерального подчинения. Документы, предназначенные для краткосрочного хранения, продолжительность которого не превышает 10 лет, следует держать в архиве самой компании, а после истечения этого периода их следует уничтожить согласно принятой процедуре. Что касается документов долгосрочного и постоянного периода хранения, которые нельзя уничтожать в течение 10 лет и более, их можно хранить как в самой компании, так и в сторонних архивах, которые могут быть государственными или частными. Как правило, услуги такого типа хранения являются платными.

Какие сроки хранения документов нужно соблюдать в 2021 году

Компании хранят документы бухучета, налоговые документы, кадровые, корпоративные и т. д. Для многих разновидностей документов (в делопроизводстве, бухучете, корпоративной сфере) организация обязана соблюдать особые сроки хранения. Ряд документов хранят с учетом требований Федерального закона от 22 октября 2021 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2021 г. № 558 в соответствии с законом № 125-ФЗ.

Документацию отдела кадров хранят по-разному. Общее правило – срок хранения определяют с даты подписания документа. Если документ составили до 1 января 2021 года, хранить нужно 75 лет. Если документ издали после этой даты, срок хранения равен 50 годам.

Сроки хранения документов в организации

При длительных сроках могут возникнуть инциденты с порчей бумаг. Например, помещение затопило или случилось возгорание. Все испорченные документы придется восстанавливать, доукомплектовывать дела и т.д. Это очень трудоемкая и сложная процедура, включающая экспертизу и ручную реставрацию. Поэтому лучше по возможности заранее оцифровать архив. Для этого руководитель организации издает специальный приказ.

Анкеты граждан, которым отказали в найме на работу, сохраняют 3 года. Перечни сотрудников, получивших премию, командировочные удостоверения, списки пенсионеров – 5 лет. Этот же период хранения у распоряжений по хозяйственной части. А приказы, касающиеся производственной и административной сферы, хранятся бессрочно.

Сроки хранения документов

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Срок хранения документов в организации в 2021 году: таблица

За разъяснениями сначала следует обратиться к закону «О бухгалтерском учёте» — с ним можно ознакомиться по этой ссылке, а после к перечню из этого приказа Министерства Культуры. Первый поясняет, что все документы бухучёта хранятся от 5 лет, но не сообщает о том, есть ли зависимость типа информации. Там же идёт указание на приказ Министерства культуры, где сроки хранения зависят от вида данных внутри документа.

Сроки хранения документа — необходимая деталь при их ведении, ведь это важнейший критерий, по которому можно оценить их значимость. По этой причине сразу несколько министерств внесли необходимые правила. На этот момент стоит обратить внимание, потому что некоторые положения из приказов разных министерств противоречат друг другу, поэтому здесь нужно не ошибиться и не запутаться в нюансах. Каковы сроки хранения кадровых документов в организации в 2021 году расскажет таблица, которую можно скачать в статье.

С Сроки хранения документов в организации в 2021 году

Коллективный договор хранится как минимум 10 лет, штатное расписание и все его модификации – пока организация существует. График отпусков надо беречь 12 месяцев. Табели учета рабочего времени хранятся в общем случае 5 лет. В случае, если на предприятии установлены вредные и/или опасные условия труда – документ будет отправлен в архив на 75 лет.

Так, все бумаги по личному составу, созданные после 1 января 2021 года, должны храниться минимум 50 лет с даты создания. Это личные карточки и дела, трудовые контракты и дополнительные соглашения к ним, гражданско-правовые договоры и т.д. Исключение – бумаги, оформленные при осуществлении государственной негражданской службы. Они, также как и документы, созданные до этой даты, хранятся 75 лет.

Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов в 2021 году

В случае длительного хранения файлов на бумажных носителях всегда существует риск их утраты или порчи (переезд, авария и т.д.) поэтому многие компании дублируют их в электронном виде. Эти файлы также можно сдавать в архив. Для такого способа нужно учесть ряд нюансов:

• Организация признает дебиторскую задолженность безнадежной. Срок хранения подтверждающих бумаг составит 4 года с момента завершения периода, в котором это произошло.
• Хозяйствующий субъект понес убытки. Документы, которые это подтверждают, хранят весь период, пока убыток учитывается.
• Покупка амортизируемого имущества. Бумаги на него нужно хранить еще 4 года после списания.

Хранение документов 2021

• для бумажных документов — температура 17 — 19 град. Цельсия, относительная влажность воздуха 50 — 55%;
• для черно-белых пленочных материалов — 15 град. Цельсия и 40 — 55%, для цветных — 2 — 5 град. Цельсия и 40 — 55%;
• для документов на магнитных лентах и дисковых носителях — 15 — 20 град. Цельсия и 50 — 65%.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Новые Сроки Хранения Документов В 2021 Году

Федеральный закон от 18.06.17 г. № 127-ФЗ «О внесении изменений…» дополнил новой статьей о сроках хранения документов по личному составу закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2021 г. № 125-ФЗ. В этой статье закона документы по личному составу (отражающие процесс трудовых отношений в организациях между работниками и работодателями) должны храниться 75 или 50 лет. Это изменение действительно и в 2021 году:

Все документы, которые относятся к формированию изначальной и остаточной цены, а также сроки СПИ и договоры об их реализации, должны храниться как минимум четыре года после того, как указанный убыток будет окончательно включен в налоговую базу. То же самое относится к актам о реализации, а также расчетам и справкам, по которым осуществляется учет убытков от продажи основных средств.

Сроки хранения документов в 2021 году

В такой ситуации на помощь приходят индивидуальные склады. Примером являются комплексы Safebox. Работающие здесь специалисты хорошо знают, как хранить бухгалтерские документы и бумаги другого назначения. Для этого создаются подходящие, соответствующие всем требованиям условия.

С появлением все большего количества материалов требуется выделять отдельное помещение под архив. Это лучше, чем отводить значительную часть офисного пространства под содержание бумаг, которые могут лежать годами. Но не всегда имеется такое помещение. А аренда дополнительных офисных площадей, да еще и на длительный срок, обходится недешево.